Thông thường đơn giá có thể quy đổi theo ngày hoặc theo tháng, nhưng cách nào có lợi hơn còn phụ thuộc thời gian giữ vật tư thực tế. Công trình ngắn ngày, cần bổ sung một lượng nhỏ hoặc chỉ dùng cho một khu vực riêng có thể phù hợp với cách tính theo ngày. Với dự án sử dụng liên tục nhiều tuần hoặc nhiều tháng, cách tính theo tháng thường dễ lập ngân sách và đối chiếu hơn.

Điểm cần quan tâm không chỉ là đơn giá mà là mốc bắt đầu và mốc kết thúc tính thuê. Báo giá hoặc hợp đồng nên nêu rõ ngày nào bắt đầu tính tiền, cách xử lý khi gia hạn, thời gian báo trước khi trả hàng và khi nào dừng tính tiền nếu đơn vị cho thuê chưa thể đến thu hồi ngay. Nhà thầu cũng nên tách chi phí vật tư với chi phí vận chuyển để biết phần nào thay đổi khi kéo dài thời gian thuê. Có thể đối chiếu thêm bảng giá các hệ cho thuê đang áp dụng khi cần so sánh tổng thể.

Tốt nhất là có bản vẽ mặt bằng sàn, cao độ tầng, vị trí dầm và thông tin về biện pháp cốp pha. Từ đó mới có cơ sở xác định lưới chống, khoảng cách giữa các cây đứng, chiều dài thanh giằng và tổ hợp chiều cao của từng cây nêm. Nếu chỉ cung cấp tổng diện tích sàn thì số lượng tính ra thường chỉ mang tính ước lượng, vì hai sàn cùng 1.000 m² vẫn có thể khác đáng kể về dầm, cao độ và mật độ chống.

Nếu chưa có hồ sơ hoàn chỉnh, khách hàng có thể gửi ảnh hiện trường, kích thước ô sàn, cao độ từ nền đến đáy dầm/sàn, tiến độ dự kiến và khu vực cần triển khai trước. Với người muốn hiểu cách hệ được tổ chức ngoài công trường, bài hướng dẫn lắp dựng hệ giáo nêm sẽ giúp hình dung rõ hơn mối quan hệ giữa chống đứng, giằng, kích và phần đỡ phía trên.

Có thể, nếu công trường đã có sẵn các cấu kiện tương thích và người phụ trách kỹ thuật đã kiểm tra được quy cách. Tuy nhiên đây là điểm dễ phát sinh nhất khi thuê bổ sung giữa dự án: cây chống có thể đúng chiều cao nhưng thanh giằng không đúng chiều dài, kích không đúng quy cách hoặc phụ kiện đang có thuộc hệ khác nên không lắp ghép thuận lợi.

Vì vậy trước khi xuất kho nên lập danh sách theo từng nhóm: cây đứng, giằng ngang, kích đầu, kích chân, chống đà, console và các cấu kiện phụ. Nếu cần mua hoặc thay thế một số chi tiết thay vì thuê, khách hàng có thể xem thêm bảng phụ kiện của hệ nêm để nhận diện đúng tên và quy cách. Cách làm này giảm rủi ro phải đổi hàng sau khi xe đã đến công trình.

Chi phí vận chuyển thường phụ thuộc khối lượng vật tư, loại xe cần sử dụng, cự ly, số lần giao – thu hồi và điều kiện tiếp cận công trình. Một dự án trong nội thành nhưng đường nhỏ, giới hạn giờ xe tải hoặc phải chia nhiều đợt giao có thể tốn logistics hơn một công trình xa hơn nhưng xe vào được một lần với đầy tải. Với đơn hàng hệ nêm tại miền Trung, tham khảo giao nhận giàn giáo tại Đà Nẵng hoặc phương án giáo nêm tại Quy Nhơn để tách riêng phần logistics.

Để hạn chế phát sinh, nên chốt trước một kế hoạch giao vật tư theo tiến độ: lượng giao đợt đầu, mức dự phòng hợp lý, cách xử lý khi cần bổ sung và số lượng tối thiểu cho một chuyến phát sinh. Khi thu hồi cũng cần thống nhất nơi tập kết, thời gian bốc xếp và người đại diện ký biên bản. Nếu công trình cần phối hợp cả vật tư và đội thi công, có thể trao đổi cùng dịch vụ lắp đặt tại công trình để lịch giao hàng bám sát lịch triển khai.

Vật tư cho thuê không nhất thiết phải mới 100%. Điều quan trọng hơn là tình trạng thực tế còn phù hợp với công việc dự kiến. Khi nhận hàng nên quan sát độ thẳng của thân cây, các vị trí hàn, đầu liên kết và nêm khóa; với kích đầu/kích chân cần kiểm tra ty ren còn thẳng, ren chạy được và đế không biến dạng bất thường.

Ngoài kiểm tra bằng mắt, số lượng và tình trạng nên được ghi vào biên bản giao nhận theo từng quy cách. Những cây hoặc phụ kiện có dấu hiệu cong, móp, nứt mối hàn hay khó khóa nên được tách riêng trước khi đưa vào hệ. Việc này vừa giúp công trường kiểm soát chất lượng, vừa tránh tranh luận khi trả hàng về sau. Nếu cần xem chi tiết hình dạng một cấu kiện phổ biến, trang cây chống nêm 1,5 m là một ví dụ trực quan để đối chiếu.

Thông thường có thể bổ sung nếu kho còn đúng quy cách, nhưng tốc độ xử lý phụ thuộc việc hai bên đã quản lý vật tư rõ từ đầu hay chưa. Nếu biên bản chỉ ghi chung “giáo nêm” mà không tách cây 1,5 m, 2 m, giằng 1,2 m, kích đầu… thì khi thiếu hàng rất dễ xác định sai loại cần bổ sung.

Thực tế nên duy trì một bảng theo dõi riêng cho từng quy cách, số lượng đã nhận, số đang dùng, số hỏng/tách riêng và số cần bổ sung. Khi gửi yêu cầu chỉ cần chuyển đúng mã hoặc kích thước là kho có thể kiểm tra nhanh hơn. Với các vị trí dầm, biên hoặc console, nên mô tả đúng loại cấu kiện; chẳng hạn chống đà giữa và chống console là hai nhóm nên tách riêng khi lập danh sách.

Nguyên tắc nên được chốt trong hợp đồng hoặc phụ lục ngay trước khi giao hàng: thế nào được xem là hao mòn sử dụng bình thường, trường hợp nào phải sửa chữa, trường hợp nào phải bồi thường và cách xác định giá trị bồi thường. Không nên đợi đến lúc thu hồi mới thỏa thuận vì khi đó rất khó xác định tình trạng ban đầu.

Biên bản giao nhận có hình ảnh hoặc ghi chú những cấu kiện đã cũ, trầy xước hay biến dạng nhẹ sẽ giúp cả hai bên đối chiếu công bằng hơn. Trong quá trình sử dụng, vật tư hư hỏng nên được tách khỏi khu vực đang thi công và báo sớm để đổi hoặc bổ sung nếu cần, thay vì tiếp tục đưa vào hệ. Cách quản lý này vừa giảm rủi ro kỹ thuật vừa tránh tăng chi phí cuối kỳ.

Thuê thường hợp lý khi nhu cầu chỉ xuất hiện theo một hoặc vài dự án, khối lượng thay đổi theo tiến độ, doanh nghiệp chưa muốn đầu tư kho bãi hoặc muốn giữ vốn cho các hạng mục khác. Với dự án luân chuyển tầng, nhà thầu còn có thể tính lượng vật tư cần dùng đồng thời thay vì mua đủ cho toàn bộ diện tích của công trình.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp sử dụng giáo nêm liên tục quanh năm, có kho, nhân sự quản lý và khả năng bảo dưỡng thì mua có thể cho chi phí vòng đời tốt hơn. Khi cân nhắc phương án sở hữu, nên đọc thêm trang hệ giàn giáo nêm và các quy cách cấu kiện để hiểu rõ nhóm vật tư cần đầu tư, thay vì chỉ so giá thuê với giá một cây chống riêng lẻ.

Nếu công trình chủ yếu cần chống sàn và dầm, hệ nêm thường là một phương án đáng cân nhắc nhờ cấu hình chống đứng – giằng – kích tương đối rõ ràng và thuận tiện khi tổ chức theo lưới. Tuy nhiên, lựa chọn cuối cùng vẫn cần dựa trên mặt bằng, cao độ, tải trọng, phương án cốp pha, yêu cầu di chuyển và điều kiện thi công thực tế.

Khách hàng chưa xác định hệ phù hợp có thể xem các phương án giàn giáo Thiên Phú đang cung cấp theo công trình hoặc gửi bản vẽ, BOQ và hình hiện trường để được tư vấn trước khi chốt cấu hình thuê. Cách làm này giúp tránh chọn hệ theo thói quen rồi phải đổi hoặc bổ sung vật tư khi đã triển khai.